Sua proposta foi aceita. E agora — onde mora o projeto?
Na maioria dos escritórios, a resposta é: em vários lugares. O valor combinado está no PDF que foi para o e-mail. O prazo, no WhatsApp. As tarefas, num quadro que alguém criou na segunda-feira. As parcelas, numa planilha que só o sócio administrador abre. Cada um desses lugares está certo isoladamente e errado em conjunto, porque nenhum sabe da existência do outro.
No task.BIM o caminho é um só: funil → proposta → aceite → projeto → caixa. Não por elegância de diagrama, mas por um motivo prático: o aceite do cliente é o único instante em que o escritório tem todas as informações ao mesmo tempo — quem é o cliente, o que foi vendido, por quanto, em quantas vezes. Quem não aproveita esse instante vai redigitar tudo depois, em três telas diferentes, de memória, uma semana mais tarde.
O caminho, passo a passo#
- Comercial → Funil. Cadastre a negociação com nome, contato e etapa. Registre cada conversa ali mesmo — é o histórico que você vai querer ler quando o cliente sumir por três semanas e voltar perguntando do desconto.
- Marque o próximo contato. A data vira lembrete no sino quando chegar. É o que separa negociação em andamento de negociação esquecida.
- Monte a proposta. A partir do lead, preencha os serviços e — este é o ponto crítico — a condição de pagamento nos campos de entrada e parcelas, não no texto livre.
- Envie o link público. O cliente abre e aceita sem criar conta, sem instalar nada, sem imprimir e assinar.
- O aceite dispara o resto. Nascem o cliente, o projeto e as parcelas a receber. O PDF aceito fica guardado do jeito que ele aceitou.
- Trabalhe o projeto. Kanban, responsáveis, prazos e apontamento de horas no mesmo lugar. Minhas Tarefas junta o que é seu em todos os projetos.
- Acompanhe o caixa. No Financeiro, filtre o a receber do mês e marque o que entrou.
O número que atravessa tudo#
Todo lead nasce com um código — ano mais sequencial do escritório, por exemplo 2618. A proposta gerada a partir dele usa o mesmo código. Se for aceita, o projeto também herda. Um mesmo caso, um mesmo número, do primeiro telefonema à última parcela.
Parece detalhe burocrático até a primeira vez que alguém pergunta "aquele projeto do terreno da esquina, quanto a gente cobrou mesmo?" e a resposta leva quinze segundos em vez de quinze minutos. Projeto criado direto, sem passar por lead, ganha um código novo da mesma numeração — não há dois sistemas de contagem convivendo.
A armadilha: condição de pagamento escrita em prosa#
Isto importa mais do que parece
Se a proposta traz a condição de pagamento apenas como texto — "40% na assinatura, saldo em 6x" escrito no corpo do documento —, o aceite não lança parcela nenhuma. Você vai ter que lançar à mão no Financeiro.
Isso é proposital. Cobrar a partir de prosa seria adivinhação, e adivinhar data de vencimento é como escritório descobre em julho que esqueceu de faturar março. Preencha os campos de entrada e parcelas e o sistema faz o resto.
O que o aceite cria, exatamente#
Quando o cliente confirma no link público, em um único movimento o sistema:
- cria o cliente na carteira, se ainda não existia;
- cria o projeto, herdando o código do lead;
- abre um TAP em branco, quando é projeto com módulo BIM ativo;
- guarda o PDF aceito, com o valor e a condição exatos daquele momento;
- lança as parcelas a receber — entrada na data do aceite, saldo mês a mês;
- abre a tarefa "Iniciar projeto" no quadro;
- avisa o dono do escritório e quem montou a proposta.
Vale ler a quarta linha dessa lista com atenção: a tarefa "Iniciar projeto" existe para você conferir, não para lançar de novo. O trabalho já foi feito. O que ela pede é uma olhada de trinta segundos antes de a equipe começar — porque a tarefa nasce no quadro de um projeto que até então não existia, e quem negociou não está olhando para lá.
Proposta recusada não é lead perdido#
A etapa se chama "Proposta recusada" e pede o motivo. Ninguém gosta de preencher esse campo. Mas seis meses de motivos acumulados dizem mais sobre a precificação do escritório do que qualquer relatório que você poderia montar de propósito — e é a única forma de descobrir que você não está perdendo por preço, está perdendo por prazo de entrega.
Por onde começar#
Não migre nada. Pegue a próxima proposta — só ela — e faça o caminho inteiro pelo funil. Os projetos antigos continuam onde estão; você não precisa de um fim de semana de digitação para começar a usar o sistema.
Quando essa primeira proposta for aceita e você vir o projeto, as parcelas e a tarefa aparecerem sozinhos, a decisão sobre a segunda se toma sozinha. O Manual, dentro do app em /manual, repete essa trilha com os atalhos para cada tela.