Dar acesso a alguém não precisa significar "ver o escritório inteiro".
A conversa acontece em todo escritório que cresce. Entra um estagiário, e alguém pergunta: a gente dá acesso ao sistema? Dá, mas aí ele vê o faturamento. Não dá, e ele fica pedindo print de tarefa no grupo. Quase sempre vence a terceira via, a pior: cria-se um login compartilhado que três pessoas usam e ninguém sabe quem fez o quê.
O task.BIM resolve isso com dois controles independentes que funcionam juntos. Entender a diferença entre eles é o que evita tanto o acesso frouxo quanto o acesso inútil.
Os dois eixos: papel e módulos#
O papel diz o que a pessoa pode fazer. São quatro: administrador, membro, visualizador e convidado. Administrador vê financeiro e contábil; os outros três não, em lugar nenhum do sistema.
Os módulos dizem quais telas a pessoa enxerga. Comercial sim, Obra não. BIM sim, Contábil não. É o que limpa o menu de quem não usa metade do sistema.
A regra que confunde todo mundo na primeira vez
Os dois valem ao mesmo tempo, e o papel manda. Um membro com o módulo financeiro marcado continua sem ver valor nenhum — nem na tela do Financeiro, nem no feed de atividades, nem nos relatórios.
Não é bug. Módulo é sobre qual tela aparece; papel é sobre qual informação você pode ver. Se a intenção era mesmo dar acesso a valores, o que precisa mudar é o papel.
Limitar a projetos específicos#
Às vezes o problema não é o módulo, é o alcance. O projetista terceirizado precisa do Kanban — mas de um projeto, não dos vinte.
Em Equipe, marque o escopo restrito e escolha os projetos. A pessoa passa a ver apenas aqueles, em toda parte do sistema: na lista de projetos, no feed de atividades, nos relatórios, na busca. Não é um filtro visual que um link direto contorna.
Um detalhe de projeto do qual temos orgulho: se essa pessoa tentar abrir um projeto fora do escopo dela, a tela diz que o acesso é restrito — em vez de fingir que o projeto não existe. Mentir para o próprio usuário gera um chamado de suporte e nenhuma segurança adicional.
Como convidar#
- Em Equipe, convide pelo e-mail da pessoa.
- Escolha o papel — administrador, membro, visualizador ou convidado.
- Marque só os módulos que ela usa de fato.
- Se precisar, ative o escopo restrito e selecione os projetos.
- Pronto. Se ela ainda não tem conta, o convite fica registrado e ela cai direto no escritório certo ao se cadastrar com aquele mesmo e-mail.
Esse último ponto economiza a ligação de sempre. Você convida hoje; a pessoa se cadastra na quinta-feira, sozinha, e já entra no lugar certo — sem alguém precisar "liberar" nada no meio.
Sobre senha: você não tem nenhuma#
Administrador não define nem vê a senha de ninguém. O que existe é enviar redefinição: a pessoa recebe um link e escolhe a própria senha. Quem já entrou troca sozinho em Meu perfil.
Isso elimina de uma vez o hábito de "criar a senha do estagiário" e mandar por mensagem — que é, na prática, como toda credencial de escritório vaza. Se ninguém nunca soube a senha do outro, não há o que reencaminhar por engano.
Um desenho que costuma funcionar#
- Sócios — administrador, todos os módulos.
- Coordenador — membro, com Comercial e BIM, sem escopo restrito.
- Projetista — membro, só Projetos e BIM.
- Estagiário — membro com escopo restrito aos projetos em que atua.
- Cliente ou consultor externo — convidado ou visualizador, escopo restrito ao projeto dele.
Comece apertado e afrouxe quando alguém reclamar. O caminho contrário — abrir tudo e fechar depois — nunca acontece, porque ninguém reclama de ver demais.