A proposta foi "aprovada no zap". Onde está o registro?
Você sabe que foi aprovada. Lembra da mensagem, lembra do "pode tocar", lembra até do emoji. O que você não tem é a data exata, a versão do documento que estava na mesa naquele momento e a condição de pagamento como ela foi combinada — e não como você reconstruiu três meses depois, quando surgiu a divergência sobre a terceira parcela.
Na maioria dos escritórios, o aceite é o momento menos documentado de todo o processo comercial. Justo o que define quanto o escritório vai receber.
O funil antes do aceite#
Toda negociação nasce como lead, com nome, contato e etapa. Dois hábitos ali dentro fazem quase toda a diferença:
- Registrar cada contato. O que o cliente pediu, o que foi respondido, o que ficou pendente. É o histórico que você vai ler quando ele voltar depois de um mês de silêncio falando de um desconto que você não lembra de ter oferecido.
- Marcar a data do próximo contato. Ela vira lembrete no sino quando chegar. Negociação de arquitetura raramente morre por preço — morre por esquecimento, no intervalo entre o "vou pensar" e o nada.
A proposta e o link público#
Da negociação você gera a proposta: serviços, valores e a condição de pagamento. O cliente recebe um link público e aceita ali mesmo — sem criar conta, sem imprimir, sem escanear, sem devolver por e-mail.
Tirar o atrito do aceite não é conveniência de interface. Cada etapa manual entre a decisão do cliente e o registro dela é um lugar onde a proposta dorme uma semana na caixa de entrada de alguém.
O que o aceite registra e dispara#
No momento em que o cliente confirma, o sistema:
- guarda o PDF aceito, com o valor e a condição exatos daquele instante;
- cria o cliente na carteira;
- cria o projeto, herdando o código do lead;
- lança as parcelas a receber no financeiro;
- abre a tarefa "Iniciar projeto" no quadro;
- avisa o dono do escritório e quem montou a proposta.
A última linha resolve um problema silencioso: a tarefa nasce no quadro de um projeto que até então não existia, e quem negociou não está olhando para lá. Sem o aviso, a boa notícia demora dias para virar trabalho.
A condição de pagamento precisa estar nos campos
Se ela estiver apenas escrita no corpo da proposta — "30% na assinatura, saldo em 5x" —, as parcelas não são lançadas. Preencha os campos de entrada e parcelas.
O sistema poderia tentar interpretar o texto. Não tenta de propósito: errar a leitura de uma frase significa cobrar o cliente na data errada, e esse é o tipo de erro que custa mais caro que o trabalho que evitaria.
Um código, do primeiro contato ao último boleto#
O lead nasce com um código — ano mais sequencial do escritório, como 2618. A proposta usa o mesmo. O projeto aceito herda. O mesmo caso mantém o mesmo número do primeiro telefonema à última parcela, e ele aparece na Ficha do Projeto e nos cards.
Quando alguém pergunta "quanto a gente cobrou naquele projeto?", a resposta é uma busca, não uma arqueologia de e-mails.
Proposta recusada é dado, não fracasso#
A etapa se chama "Proposta recusada" e pede o motivo. É o campo que ninguém quer preencher no dia — e o único que, seis meses depois, diz algo que você não sabia sobre o próprio escritório.
Escritório que acha que perde por preço frequentemente perde por prazo. Escritório que acha que perde por prazo às vezes perde porque a proposta demorou onze dias para sair. Nenhuma dessas duas coisas aparece em relatório financeiro: aparece na soma dos motivos, e só se alguém tiver anotado.
O ganho real#
Você passa a saber quando o cliente aceitou e o que estava na mesa — sem caçar thread antiga, sem depender da memória de ninguém. E o trabalho já nasce montado do outro lado, em vez de esperar alguém transcrever a boa notícia para três telas diferentes.