Proposta aceita sem parcela lançada é receita imaginária.
O escritório sabe que vendeu. Sabe até quanto. O que costuma não saber é quando entra — e essa é a única pergunta que importa no dia 28, quando é preciso pagar a equipe.
Se a proposta foi aceita com a condição de pagamento preenchida nos campos, as parcelas já foram lançadas no aceite: entrada na data em que o cliente confirmou, saldo mês a mês como foi combinado. Ninguém precisa transcrever nada. O Financeiro é onde elas aparecem.
O que fazer no dia a dia#
- Abra o Financeiro e filtre o a receber do mês.
- Quando o dinheiro cair, clique na linha e marque a parcela como paga.
- Anexe o comprovante do banco — PDF ou imagem.
- Lance as despesas com data de vencimento, para o mês fechar dos dois lados.
O comprovante fica guardado com acesso restrito, e um clipe aparece na lista. Você enxerga quais parcelas têm comprovante sem abrir uma por uma — o que transforma a conferência de fim de mês de meia hora em dois minutos.
Custos fixos: cadastre uma vez#
Contadora, alvará, aluguel, licenças de software, internet. É a mesma lista todo mês, e é a lista que ninguém tem paciência de relançar.
Cadastre uma vez o que se repete e lance o mês inteiro de uma vez. Além da economia de digitação, é de lá que sai o custo compartilhado usado na apuração por sócio — ou seja, esse cadastro não serve só para organização, ele alimenta o cálculo que diz quanto cada um realmente ganhou.
O Contábil não pede imposto digitado#
Aqui está a parte que costuma surpreender quem vem de planilha. No módulo Contábil você lança ou importa as NFS-e do mês — e não existe campo de imposto para preencher.
A alíquota efetiva é derivada do faturamento dos últimos doze meses (o RBT12), pela fórmula do Anexo III. É cálculo, não digitação, por um motivo simples: errar aqui é errar guia. Número que o sistema pode derivar sozinho não deveria depender de alguém copiar certo de uma tabela.
Quanto cabe a cada sócio#
Atribua cada nota ao sócio que a emitiu, e a apuração mostra, por pessoa: faturamento, Simples proporcional, custo rateado, saldo, pró-labore pelo Fator R, INSS, IRPF e o líquido.
Nota sem sócio atribuído aparece como "A definir" — o imposto sobre ela já está na guia de qualquer forma; o que falta é dizer de quem é a receita. Deixar explícito em vez de distribuir por chute evita a conversa mais desconfortável que uma sociedade pode ter.
Participação no capital ≠ participação nos custos
Em Financeiro → Sócios há um campo separado de participação nos custos. Em branco, o rateio segue a participação societária.
Preenchido, vale o que vocês combinaram: quem tem 30% do capital pode dividir a conta do escritório meio a meio, se foi esse o acordo. O sistema não presume que o contrato social descreve a vida real — porque frequentemente não descreve.
O monitor do Simples#
Há um indicador que mostra quanto falta para o escritório mudar de faixa no Simples Nacional.
Trocar de faixa muda a alíquota de todo o faturamento seguinte. Ver isso chegando com três meses de antecedência permite decidir — antecipar ou segurar um faturamento, planejar o pró-labore, conversar com a contadora antes e não depois. Descobrir em janeiro, olhando o retrovisor, não permite decisão nenhuma.
Quem entra aqui#
Financeiro e Contábil são restritos a administradores do escritório — na tela e no banco de dados. Membro, visualizador e convidado não veem valor em lugar nenhum do sistema: nem aqui, nem no feed de atividades, nem nos relatórios.
Isso é o que permite convidar a equipe inteira sem hesitar. O projetista precisa do Kanban; ele não precisa saber quanto o escritório cobrou, e você não precisa escolher entre dar acesso ao sistema e proteger a informação sensível.
A pergunta que deixa de ter planilha#
"Quanto entra esse mês?" passa a ter uma resposta na tela, derivada do que foi vendido de fato — não uma aba paralela que alguém atualiza de memória e que ninguém tem certeza se está na versão mais recente.